Документи, складені і завірені в одній країні, можуть виявитися недійсним в іншій через мовний бар’єр і недостатній перелік зазначених відомостей. Підтвердити законність паперів, що вивозяться за кордон, можна за допомогою апостиля. Так називають спеціальну форму з реквізитами для заповнення, яка засвідчує перевірку документа і підтверджує легальність його походження. На відміну від більш складної процедури консульської легалізації, проставлення апостиля простіше і швидше, дозволяючи громадянам в стислі терміни закрити всі необхідні «паперові» питання.
Рішення про застосування апостилювання було прийнято в 1961 році в рамках Гаазької конвенції. Одне з її положень – скасування для країн-учасниць дії вимоги про обов’язкову консульську легалізацію документів, що вивозяться за кордон. Україна увійшла до числа держав-підписантів у грудні 2003 року, ставши правонаступницею СРСР, який приєднався до Конвенції в 1991 році.
Особливості апостиля
Необхідність апостилювання викликана відмінністю нормативної бази, що регламентує складання основних документів: архівних, особистих, судових, комерційних і т.д. в різних державах. Це може стати лазівкою для неблагонадійних персонажів і осіб, які вирішили незаконно змінити громадянство, місце проживання, зробити сумнівні угоди і т.д. проставляючи апостиль на паперах, фахівець підтверджує легальність і правомочність їх складання. Даний акт дозволяє приймати завірені документи до розгляду і здійснювати на їх підставі різні дії, не вступаючи в протиріччя з місцевим законодавством. Українські документи з апостилюванням приймають в США і Великобританії, на території більшості європейських держав, в суб’єктах пострадянського простору – всього в 193 країнах, які підписали Гаазьку конвенцію в різні роки до теперішнього часу.
Зовнішній вигляд апостиля в різних державах має суттєві відмінності: одні країни використовують для підтвердження документів сургучну печатку, інші – самоклеючі стікери на спеціальному папері з декількома рівнями захисту. В Україні апостиль являє собою печатку прямокутної форми, в якій проставляються наступні обов’язкові реквізити:
• назва держави, в якій був складений документ;
• особисті дані та посада особи, яка завірила папір своїм підписом;
• номер, дату і місце апостилювання.
Заповнена печатка підтверджується стікером з індивідуальним номером і унікальним двомірним штрихкодом.
Перелік документів, що підлягають обов’язковому апостилюванню
Основний список документів для апостилювання вказано в тексті Конвенції. У нього включені адміністративні, судові, виконавчі, нотаріальні та інші папери. Окремі країни скористалися правом скорегувати і доповнити цей перелік. Цей момент обов’язково слід враховувати як при завіренні документа, так і при його подачі, так як переліки паперів в країні оформлення і в країні надання можуть мати деякі відмінності.
На території України заявник апостиль актуальний для наступних паперів:
• документи РАГС про народження, шлюб, розлучення і смерть;
• атестати та дипломи, видані будь-якими освітніми установами;
• нотаріально завірені копії документів, включаючи заповіти, довіреності і т. д.;
• рішення суду;
• довідки про реєстрацію в податкових органах. Виписки з торгового реєстру України і т. д.
Чинним законодавством закріплено перелік державних органів, відповідальних за апостиль документів у Києві та на всій території країни:
• для атестатів та дипломів, довідок з навчальних закладів-Міністерство освіти і науки України;
• для документів РАЦС, судових рішень, нотаріально оформлених паперів-Міністерство юстиції України;
• для документів МОЗ України та інших паперів-Міністерство закордонних справ України;
• для свідоцтв про реєстрацію та виписок з регістру-Державна реєстраційна служба.
Апостилювання можливо тільки щодо оригіналів або нотаріально завіреної копії за умови, що документи знаходяться в хорошому стані, повністю читабельні, мають помітну печатку і підпис.